(1) За всеки елемент на номенклатурата се поддържат следните данни:
- 1. уникален регистров идентификатор (УРИ) на вид документ - когато документът е формализиран, се вписва УРИ, издаден от регистъра на регистрите и данните, а когато документът е с неструктурирано съдържание, се вписва УРИ от официалния документен регистър;
- 2. наименование на вид документ - кратко представяне на същността на вид документ; вписва се съответният текст на наименованието;
- 3. пояснение на вид документ - пояснение към краткото представяне на същността на вид документ, осигуряващо неговата еднозначна идентификация; вписва се съответният текст на пояснението;
- 4. начин на обработка - въвежда се: а) започване предоставяне на услуга или изпълнението на процедура - когато документът е заявление или иницииращ документът на процедура; б) продължаване предоставянето на услугата или изпълнението на процедурата - когато документът е отговор на запитване или друг документ от страна на администрацията; в) документ, постъпил във връзка с услугата или процедура, който не е отговор на запитване, или друг документ от страна на администрацията;
- 5. овластено лице - данни за овластеното лице, което може да подписва съответния вид документ, разпоредбата на нормативен акт или препратка към документ - вътрешен нормативен акт, от който произтичат правомощията му;
- 6. архивна стойност - представя задължението на съответната администрация да осигури предоставянето на документа на Националния архивен фонд за съхранение; възможните стойности са: "с архивна стойност", "без архивна стойност", "за оценка от експертна комисия";
- 7. класификация във ведомствената номенклатура на схемите за съхранение на документите - представя класификационния раздел на ведомствената номенклатура на схемите за съхранение на документите, с който се управлява престоят в нея и предаването на документа в Националния архивен фонд; вписва се наименованието на раздел от ведомствената номенклатура на схемите за съхранение на документите или думите "не се класифицира";
- 8.(изм. - ДВ, бр. 48 от 2013 г.) уникален регистров идентификатор на приложение за визуализация и/или за редактиране - уникален регистров идентификатор, под който приложението за визуализация и/или за редактиране е вписано в списъка на удостоверените информационни системи, ако има такова вписано приложение;
- 9. образец за вид документ - съдържа файл във формат, използван от администрацията за създаване на файлово съдържание на съответния вид документ.
(2) За вид документ от ведомствената номенклатура на видовете документи, регистриран и в регистъра на информационните обекти, съдържанието на данните по ал. 1, т. 1 - 3 и 8 съвпадат с аналогичните обстоятелства на информационен обект от вид "документ".