(1) Дирекция "Управление и поддържане на административни сгради" се ръководи от директор и се състои от два отдела: Отдел "Управление на сгради и енергийна ефективност" и Отдел "Материално-техническо снабдяване".
(2) Отдел "Управление на сгради и енергийна ефективност" има следните функции: 1. Организира поддръжката на поверените на секретар сгради и общинска собственост, с цел осигуряване на подходяща и безопасна среда на работещите в нея служители на АСО като: а. Следи работата и изправността на всички системи и инсталации в сградите и при необходимост организира техническата им поддръжка; б. Организира два пъти в годината, а при необходимост и по-често техническата инспекция на ОВ, ВиК, ел. инсталации, асансьори, платформи за инвалиди, климатици и климатични системи; в. Организира провеждане на профилактични огледи и текущи вътрешни и външни ремонти в сградите; г. Организира отстраняването на повреди по сградите в резултат на ежедневната експлоатация; д. Координира използването на общите пространства в СО. 2. Създава необходимата организация за ежемесечно следене на разходите за експлоатация на сградите, включително електроенергия, топлоенергия и водоснабдяване. 3. Предлага, реализира и оценява мерки за намаляване на енергийното потребление на сградите и повишаване на тяхната енергийна ефективност. 4. Инициира мерки за оптимизация на използването на административния сграден фонд поверен за управление на секретар. 5. Предлага обекти за включване в капиталовата програма на СО, в частта за административния сграден фонд на общината. 6. Организира, провежда и контролира реализацията на инвестиционната програма за административния сграден фонд на общината, в това число: 7. Организира подготовката на техническа документация, необходима за реализацията на инвестиционни намерения за административния сграден фонд. 8. Участва при подготовката и в провеждането на процедури за избор на проектант, строител, строителен надзор и инвеститорски контрол, съгласно изискванията на ЗОП. 9. Координира организирането, управлението, изпълнението и отчитането на договори, сключени от секретаря на Столична община, в частта, отнасящи се до дейността на отдела. 10. Съдейства на отдел "Модернизация на администрацията" при идентифицирането на процеси и дейности, които подлежат на автоматизация и дигитализация с цел постигане на по-висока ефективност, прозрачност и отчетност. 11. Реализира проекти за автоматизация и дигитализация на процеси и дейности, отнасящи се до дейността на отдела.
(3) Отдел "Материално-техническо снабдяване" има следните функции:
- 1. Отговаря за осигуряване на канцеларски материали, консумативи, офис обзавеждане и други материали за администрацията в СО, в съответствие със задълженията на разпоредителите с бюджет от по-ниска степен.
- 2. Организира процеса по заявяване, приемане, съхранение, отчитане и снабдяване с материални запаси служителите на администрацията на СО, в съответствие със задълженията на разпоредителите с бюджет от по-ниска степен. Води отчетност и поддържа база данни за доставените стоки и материали. Ползва и отчита служебен аванс за закупуване на стоки или услуги за СО. 3. Организира процеса по заявяване на периодични печатни и електронни издания за нуждите на администрацията на СО. 4. Инициира процеса по отдаване за наем на отделни помещения в административни сгради, предоставени за управление на секретаря на СО. 5. Участва в годишните процедури по инвентаризация на заведени материални активи съвместно с дирекция Финанси. 6. Организира и окомплектова документите, необходими за разплащане с доставчици, като изготвя и придружителни писма към първичните счетоводни документи (фактури), удостоверяващи реалното изпълнение на доставката. 7. Участва при подготовката и в провеждането на процедури за избор на изпълнител, съгласно изискванията на ЗОП. Планира потребностите от материали и доставки, като проучва пазара и необходимостта за закупуването на материали, консумативи, офис обзавеждане и др. 8. Координира организирането, управлението, изпълнението и отчитането на договори, сключени от секретаря на Столична община, в частта, отнасящи се до дейността на отдела. 9. Съдейства на отдел "Модернизация на администрацията" при идентифицирането на процеси и дейности, които подлежат на автоматизация и дигитализация с цел постигане на по-висока ефективност, прозрачност и отчетност. 10. Реализира проекти за автоматизация и дигитализация на процеси и дейности, отнасящи се до дейността на отдела.