(1) Дирекция "Деловодство и архив" се ръководи от директор и се състои от два отдела: отдел "Деловодство" и отдел "Архив".
(2) Отдел "Деловодство" има следните функции:
- 1. Организира, контролира и координира деловодното обслужване на общинската администрация, като извършва дейности по регистриране, експедиране и архивиране на документите.
- 2. Организира деловодното обслужване във фронт офиса на общинската администрация.
- 3. Отговаря на запитвания от общ характер и насочва въпросите по компетентност до звената в администрацията, както и към други административни органи.
- 4. Предоставя на заявителите издадени решения по реда на Закона за достъп до обществена информация.
- 5. Предоставя исканите документи, които са резултат от осъществено административно обслужване.
- 6. Разяснява начина на плащане, като насърчава плащането с платежна карта чрез терминални устройства ПОС. 7. Получава и разпределя кореспонденция на общината; 8. Следи за спазване и прилагане на правилата, касаещи документооборота на Столична община 9. Изготвя и актуализира нормативни документи, касаещи документооборота. 10. Организира предаването в Учрежденския архив на всички регистрирани документи до 31 декември на текущата година в срок до 30 юни на следващата година 11. Координира организирането, управлението, изпълнението и отчитането на договори, сключени от секретаря на Столична община, в частта, касаеща дейността на отдела. 12. Съдейства на отдел "Модернизация на администрацията" при идентифицирането на процеси и дейности, които подлежат на автоматизация и дигитализация с цел постигане на по-висока ефективност, прозрачност и отчетност. 13. Участва в реализацията на проекти за автоматизация и дигитализация на процеси и дейности, отнасящи се до дейността на отдела.
(3) Отдел "Архив" има следните функции:
- 1. Извършва дейности по архивиране и съхраняване на документите на Централната администрация на СО на хартиен носител и изготвя заверени копия на документи.
- 2. Осъществява контрол по архивиране на документите на хартиен носител на специализираните звена, ресори и дирекции, които създават и съхраняват документи, произтичащи от дейността им. 3. Отговаря за дейностите по организирането, опазването и текущото съхранение и използване на документалния фонд, научно-техническата обработка на документите и предаването им в териториалното поделение на ДА "Архиви". 4. Участва в работата на експертна комисия за ежегодно проверяване наличността, условията за съхраняването и опазването на документите, както и организира експертиза по ценността на документите и предаването им в ДА "Архиви". 5. Изготвя и актуализира нормативни документи, касаещи дейността на учрежденския архив. 6. Координира организирането, управлението, изпълнението и отчитането на договори, сключени от секретаря на Столична община, в частта, касаеща дейността на отдела. 7. Съдейства на отдел "Модернизация на администрацията" при идентифицирането на процеси и дейности, които подлежат на автоматизация и дигитализация с цел постигане на по-висока ефективност, прозрачност и отчетност. 8. Участва в реализацията на проекти за автоматизация и дигитализация на процеси и дейности, отнасящи се до дейността на отдела.