(1) При изпращане на всеки документ или друг физически носител на информация в архивното хранилище в АИС се регистрират следните данни относно документа:
- 1. местоположение в хранилище - еднозначно описание на мястото на документ в пространствената подредба на архивно хранилище;
- 2. време на завеждане в хранилище - време на завеждане на хартиен документ в архивно хранилище;
- 3. служител, приемащ документ - автоматично въведени данни, идентифициращи чрез АИС служител във ведомство; като стойност се въвеждат данните на служителя, регистрирал факта по приемане от него на документ на физически носител и фиксирал поемане на отговорността по неговото съхранение в хранилището.
(2) С извършване на регистрацията по ал. 1 отговорността за наличието на документа в хранилището или регистрацията на факта, че се намират в друго лице, се поема от служителите, поддържащи хранилището на съответната администрация.