(1) При предоставяне на съхранявани в хранилището документи на хартиен или друг тип физически носител на информация на лица, които не работят в съответното ведомство, служителят по поддръжка на хранилището отразява за съответния документ в АИС на администрацията следните данни:
- 1. време на предаване - въвежда се времето на предаване на документ на физически носител от служител, отговарящ за неговото съхранение;
- 2. служител, предаващ документ - въвеждат се автоматично данни, идентифициращи чрез АИС служител в администрацията, регистрирал факта на изнасяне на документ на физически носител от хранилището във връзка с предаването му на външно лице;
- 3. време за връщане - предвиждано време на връщане на документ на физически носител;
- 4. физическо лице - данни, еднозначно идентифициращи физическо лице, което не е потребител на ведомствена АИС и което получава документ на физически носител от служител на ведомство.
(2) Служителят по поддръжка на хранилището съставя на хартиен носител предавателен протокол, съдържащ данни, еднозначно идентифициращи документа като физически обект, и регистрираните данни по ал. 1.
(3) Протоколът се подписва от служителя по поддръжка на хранилището и от приемащото лице и се съхранява в хранилището в папка с надпис "Протоколи за предадени хартиени документи и други физически носители на информация".
(4) Папката по ал. 3 се съхранява в хранилището като самостоятелна архивна единица.
(5) Протоколът по ал. 2 се изготвя със средствата на АИС по образец, установен с вътрешните правила на администрацията.