(1) Служителят по поддръжка на хранилището на съответната администрация изготвя ежедневно списък на документите на хартиен носител и на други физически носители на информация, за които срокът за връщане в хранилището е изтекъл.
(2) При просрочване на срока за връщане на документа служителят по поддръжка на хранилището ежедневно извършва неформално напомняне на лицето, у което се съхранява документът, съответно физическият носител на информация, за незабавно връщане на документа чрез телефонно обаждане, кратко текстово съобщение (SMS), съобщение по електронната поща или по друг подходящ начин.
(3) Ако срокът за връщане е надвишен с повече от две седмици, служителят по поддръжка на хранилището изпраща покана за незабавно връщане на съответния документ на хартиен носител или на физическия носител на информация, като дава и краен срок за това.
(4) Поканата се изготвя със средствата на АИС на съответната администрация по образец, утвърден с вътрешните правила на администрацията.
(5) При неспазване на срока по ал. 3 служителят по поддръжка на хранилището изготвя списък на лицата, които са поканени и не са върнали документи или други физически носители на информация, по образец, утвърден с вътрешните правила на администрацията, и го предава на прекия си ръководител за предприемане на съответни мерки за връщане на документа, съответно на физическия носител, и реализиране на дисциплинарна или друга отговорност на лицето, което съхранява документа.