(1) Всяко предаване и приемане на хартиени документи или други физически носители на информация между служители на съответната администрация се регистрира в АИС без възможност за последваща корекция на въведените данни.
(2) Служителят, който предава документа, регистрира в АИС на администрацията следните данни относно предавания документ:
- 1. време на предаване - въвежда се времето на предаване на документ на физически носител от служител, отговарящ за неговото съхранение;
- 2. служител, предаващ документ - въвеждат се автоматично данни, идентифициращи чрез АИС служител във ведомство, регистрирал факта на предаване на документ на физически носител.
(3) Служителят, който приема документа, регистрира в АИС на администрацията следните данни относно приемания документ:
- 1. време на приемане - въвежда се време на приемане на документ на физически носител;
- 2. служител, приемащ документ - въвеждат се автоматично данни, идентифициращи чрез АИС служител, регистрирал факта на приемане от него на документ на физически носител.
(4) В случаите по ал. 1 може да се въвеждат и допълнителни данни за състоянието, обема и други характеристики на документите съгласно вътрешните правила на администрациите.